Alta Administração

A Alta Administração da SPDM tem atuado de forma importante na promoção, deliberação e monitoramento das ações de Compliance. Não poderia ser diferente neste período de enfrentamento da pandemia da COVID-19, quando houve a necessidade pela busca de alternativas para a manutenção do trabalho relacionado a Compliance, como por exemplo, maior ênfase na comunicação e treinamentos a distância.

Em 28/04/2020, a Controladoria-Geral da União (CGU) lançou as “Boas Práticas de Integridade nas Relações Público Privadas em Tempo de Pandemia”, documento com orientações sobre integridade nas relações público-privadas durante o enfrentamento do Coronavírus.

Neste sentido, a SPDM identificou suas ações que convergem para as recomendações da CGU, conforme abaixo:

Oriente!

Nos hospitais de campanha para atendimento de pacientes com Covid-19 gerenciados pela SPDM, todos os profissionais passaram por integração com a equipe de RH previamente ao inicio da atuação profissional. Parte importante da integração dos colaboradores é o treinamento e recebimento formal do código de conduta da SPDM (Manual de Conformidade Administrativa, Política e Princípios de Integridade).

Também disponibilizado o aplicativo para smartphone com o Manual de Conformidade Administrativa, Políticas e Princípios de Integridade da SPDM. Este aplicativo possui links de acesso direto ao Canal de Denúncias, por meio dos sites da SPDM.

Treinamentos

O objetivo dos treinamentos é consolidar os conceitos e definições de Compliance e integridade do Manual de Conformidade Administrativa da SPDM, suas políticas, normas e regulamentos, canais de denúncias e todas as outras ações de promoção da conduta ética. Os treinamentos de Compliance abrange 100% dos colaboradores.

A partir do mês de fevereiro de 2020, foram iniciados os treinamentos direcionados às equipes das áreas financeiras (Compras, Contratos, Contabilidade, Tesouraria e Faturamento). Além dos aspectos citados acima, é dada ênfase em aspectos de controle como, segregação de função e alçadas de valores para autorizações, dentre outros. A partir do mês de março, com o decreto da pandemia de COVID-19 pela OMS – Organização Mundial da Saúde, os treinamentos foram transformados em formato on-line e administrados via plataforma Microsoft Teams.

Fornecedores e Prestadores de Serviços

Todos os prestadores de serviços do Hospital de Campanha do Anhembi sob gestão da SPDM realizaram o treinamento de Compliance. O treinamento aborda conceitos e definições de compliance e integridade do Manual de Conformidade Administrativa da SPDM, suas políticas, normas e regulamentos, canais de denúncias e todas as outras ações de promoção da cultura de integridade.

A partir de maio de 2020 em função da pandemia de COVID-19, os treinamentos passaram a ser realizados na versão online ao vivo.

Registre!

Política de Doações

Antecipando a Política de Doações aprovada formalmente em 18/05/2020 pelo Conselho Administrativo da SPDM, foram divulgadas diretrizes para o recebimento de doações, após a oficialização da pandemia de COVID-19.

Diretrizes para o recebimento de Doações

Foi encaminhado em 03 de abril de 2020, por meio eletrônico (e-mail), diretrizes para o recebimento formal de doações a todas as Unidades Afiliadas:

Necessidade de formalização da doação contenha a identificação do doador, nome, CPF e ou CNPJ; contato, telefone ou e-mail;
Necessidade de contabilização conforme as orientações técnicas do Gestor responsável pela Contabilidade, observando as normas contábeis existentes;
Necessidade de que nas doações sejam informados o descritivo, quantidade, unidade de medida e valor de mercado;
Necessidade de que as doações apresentem os registros de fabricação, validade;
Necessidade de que os produtos doados sejam compatíveis com a necessidade da Instituição;
Em se tratando de recebimento de bens, as Notas Fiscais devem acompanhar o termo de doação. Os bens recebidos em unidades públicas deverão ser transferidos para o patrimônio do poder público, o que exige a comunicação do recebimento a Administração Pública / órgão contratante;
Necessidade de existir na instituição um fluxo formal para o recebimento de doações, preferencialmente, no almoxarifado;
Necessidade de haver o registro formal da utilização do item na Instituição, detalhando, no mínimo, o centro de custo que utilizou o material, para que seja possível rastrear a “correta” utilização da doação;
Necessidade de haver registro fotográfico de todo o bem recebido;
Necessidade de analisar se a doação poderá gerar despesas extraordinárias, presentes ou futura que a torne antieconômica;

Divulgue!

Uma das iniciativas da SPDM para maior transparência na divulgação das Ações de Promoção de Compliance, foi a inserção de área especifica de Compliance no site da SPDM – www.spdm.org.br.

Acesso a Informação

O site da SPDM disponibiliza área exclusiva denominada “Acesso a Informação”, para a divulgação dos contratos firmados com a administração pública, produção, balanços, editais, compras e contratação de serviços de terceiros, dentre outros dados das instituições.

Para maior transparência, os sites dos hospitais de campanha foram estruturados da mesma forma e contemplam o ambiente de Acesso a Informação.

Monitore!

As Unidades Afiliadas têm compilado todas as ações implementadas, as orientações e as diretrizes estabelecidas pelos órgãos contratantes, acerca da gestão da saúde na pandemia, bem como as diretrizes fornecidas pelos órgãos de regulação, tais como os Conselhos Estaduais e Federais de Enfermagem e Medicina, e os Conselhos de Classe, por exemplo, o Colégio Brasileiro de Cirurgiões, a Sociedade Brasileira de Pneumologia e Tisiologia e a Sociedade Brasileira de Infectologia.

A organização entende que o reporte periódico e sistemático para às Secretarias com atualizações sobre a dinâmica das unidades e os possíveis comprometimentos no alcance das metas é uma das boas práticas de Compliance que garante o registro das informações, o alinhamento da comunicação e evidências futuras, caso necessárias.

Com semelhante alinhamento, a Medida Provisória No 966, de 13 de maio de 2020, dispõe sobre a responsabilização de agentes públicos por ação e omissão em atos relacionados a pandemia da COVID-19, destacando como um dos possíveis erros “a circunstância de incompletude de informações na situação de urgência ou emergência”. Para tanto, em atendimento a essas diretrizes o presente relatório, intitulado “Impactos da pandemia da COVID-19 no cumprimento das metas contratualizadas das Unidades Afiliadas- SPDM”, foi proposto.

Denuncie!

Em diversos pontos, com maior circulação de profissionais, foram disponibilizados banners para a divulgação do Manual de Conformidade Administrativa e dos canais de denúncias da SPDM. No banner, são enfatizados os tipos de denúncias que devem ser reportadas aos canais de denúncias, assim como a informação de que a SPDM não permite retaliações e garante a confidencialidade e sigilo das manifestações.

Divulgação do Canal de Comunicação da SPDM /
Banner Hospital de Campanha do Anhembi /
Localizado na recepção principal